I processi affidati all’esterno secondo la nuova norma devono essere gestiti in maniera molto attenta; anche con la ISO9001:2000 era richiesta un’attenta attività di monitoraggio, si ribadisce e si rafforza il concetto che le organizzazioni certificate o che intendono certificarsi non possono essere sollevate dalla responsabilità di fornire prodotti o servizi accettabili quando il processo produttivo sia affidato all’esterno.
Infatti la norma precisa in delle nuove note, più esaustive delle precedenti, che un “processo affidato all’esterno” è un processo necessario all’organizzazione per il proprio sistema di gestione per la qualità e che essa decide di far eseguire da una parte esterna.
La scelta di affidarsi all’esterno nasce in genere o da necessità commerciali, o da esigenze tecniche, in quanto l’azienda non dispone delle competenze o delle attrezzature necessarie.
Assicurare di tenere sotto controllo i processi affidati all’esterno non solleva l’organizzazione dalla
responsabilità per la conformità a tutti i requisiti, sia del cliente sia cogenti. Il tipo e l’estensione del controllo da applicare al processo affidato all’esterno possono essere influenzati da fattori quali:
a) l’impatto potenziale del processo affidato all’esterno sulla capacità dell’organizzazione di fornire un prodotto conforme ai requisiti;
b) il grado di ripartizione del controllo sul processo;
c) la capacità di ottenere il necessario controllo attraverso le normali attività di aprovvigionamento.
ricordando che la norma va letta nel suo complesso, credo sia utile precisare che l’approccio delle norme di gestione certificabili sia di tipo sostanziale. Ossia vanno analizzati puntualmente i singoli casi per verificare se si stratta di un acquisto di un servizio o di un processo affidato all’esterno; ciò varia in funzione dell’importanza del prodotto (o servizio) finale dell’organizzazione.
Esempio: piccola impresa artigiana (edile, manufatturiera, ecc.) che affida a terzi la gestione della contabilità del lavoro per la corretta elaborazione delle buste paga dei dipendenti: si configura un semplice acquisto di servizi, in base al comma a) della nota 3) al punto 4.1 (riportata nel mio precedente commento.
Se lo stesso processo di elaborazione buste paga fosse stato affidato all’esterno da uno studio di commercialisti, lo stesso avrebbe certamente un forte impatto sulla capacità dell’organizzazione di erogare ai propri clienti servizi conformi, pertanto andrebbero tenuti sotto controllo con modalità precise, come i requisiti relativi a: personale che elabora le paghe, apparecchiature (hw e sw) impiegate, evidenza del rispetto delle normative principali, audit di processo e così via.
Saluti, Pietro Paolini (valutatore certificato AICQ Sicev n. 552).